AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN

1.    Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

 Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

 • Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

a. MRP (material requirement planning) Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

b. JIT (just in time) Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Perbedaan utama antara Materials Requirements Planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT):  

a. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

b. Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

a. Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

b. Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

c. Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

d. Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

Apakah keputusan penting itu

– Menentukan pemasok (vendor)

 Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini:

a. Harga, kualitas bahan baku

b. Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

 Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

a. Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.

b. Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.

c. Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

2.    Menerima dan menyimpan barang,

                                                       

 perlengkapan dan jasa (layanan) Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

a. Memutuskan apakah menerima pengiriman

b. Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

                          

3.    Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Menyetujui Faktur Pemasok:

a. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

b. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

 Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

a. Sistem tanpa voucher

b. Sistem Voucher

Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:

a. Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet

b. Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui:

a. Kasir menyetujui faktur

b. Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.

c. Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

SUMBER :

reni_dk.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/43538/BAB+VIII.pdf