AKTIVITAS SIKLUS PENGELUARAN

1.    Memesan barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

 Metode pengendalian persediaan tradisional ini sering disebut: kuantitas pesanan ekonomis [EOQ]):

 • Pendekatan ini didasarkan pada perhitungan jumlah optimal pesanan untuk meminimalkan jumlah biaya pemesanan, penggudangan dan kekurangan persediaan.

Metode-metode pengendalian persediaan alternatif :

a. MRP (material requirement planning) Pendekatan ini bertujuan mengurangi tingkat persediaan yang dibutuhkan dengan cara menjadwalkan produksi, bukan memperkirakan kebutuhan.

b. JIT (just in time) Sistem JIT berusaha untuk meminimalkan, jika bukan menghilangkan, baik biaya penggudangan maupun kekurangan persediaan.

Perbedaan utama antara Materials Requirements Planning (MRP) dan Just-In-Time (JIT):  

a. Sistem MRP menjadwalkan produksi untuk memenuhi perkiraan kebutuhan penjualan, sehingga menghasilkan persediaan barang jadi.

b. Sistem JIT menjadwalkan produksi untuk memenuhi permintaan pelanggan, sehingga secara nyata meniadakan persediaan barang jadi.

Permintaan pembelian adalah sebuah dokumen yang mengidentifikasikan berikut ini :

a. Peminta dan mengidentifikasi nomor barang

b. Menspesifikasikan lokasi pengiriman dan tanggal dibutuhkan

c. Deskripsi, jumlah barang, dan harga setiap barang yang diminta

d. Dan dapat berisi pemasok yang dianjurkan

Apakah keputusan penting itu

– Menentukan pemasok (vendor)

 Faktor-faktor apakah yang harus dipertimbangkan dalam membuat keputusan ini:

a. Harga, kualitas bahan baku

b. Dapat diandalkan dalam melakukan pengiriman

 Dokumen-dokumen dan prosedur-prosedur:

a. Pesanan pembelian adalah sebuah dokumen atau formulir elektronis yang secara formal meminta pemasok untuk menjual dan mengirimkan produk yang disebutkan dengan harga yang telah ditentukan.

b. Pesanan pembelian juga merupakan janji untuk membayar dan menjadi sebuah kontrak begitu pemasok menyetujuinya.

c. Sering kali, beberapa pesanan pembelian dibuat untuk memenuhi satu permintaan pembelian.

2.    Menerima dan menyimpan barang,

                                                       

 perlengkapan dan jasa (layanan) Bagian penerimaan mempunyai dua tanggung jawab utama:

a. Memutuskan apakah menerima pengiriman

b. Memeriksa jumlah dan kualitas barang

Laporan penerimaan adalah dokumen utama yang digunakan dalam subsistem penerimaan dalam siklus pengeluaran, laporan ini mendokumentasikan rincian mengenai: setiap kiriman, termasuk tanggal penerimaan, pengiriman, pemasok, dan nomor pesanan pembelian.

Bagi setiap barang yang diterima, laporan ini menunjukkan nomor barang, deskripsi, unit ukuran, dan jumlah barang yang diterima.

                          

3.    Membayar barang, perlengkapan dan jasa (layanan)

Menyetujui Faktur Pemasok:

a. Bagian utang usaha menyetujui faktur penjualan untuk dibayar

b. Kasir bertanggung jawab untuk melakukan pembayaran Tujuan utang usaha adalah untuk mensahkan pembayaran hanya untuk barang dan jasa yang dipesan dan benar-benar diterima.

 Ada dua cara untuk memproses faktur penjualan dari vendor :

a. Sistem tanpa voucher

b. Sistem Voucher

Efisiensi pemrosesan dapat diperbaiki dengan:

a. Meminta para pemasok untuk memberikan faktur secara elektronis, baik melalui EDI atau melalui Internet

b. Penghapusan faktur vendor (pemasok). Pendekatan tanpa faktur ini disebut Evaluated Receipt Settlement (ERS).

Membayar Barang: Membayar faktur penjualan yang telah disetujui:

a. Kasir menyetujui faktur

b. Gabungan dari faktur vendor dengan dokumen pendukungnya disebut : Bundel voucher.

c. Keputusan penting dalam proses pengeluaran kas adalah menetapkan apakah akan memanfaatkan diskon yang ditawarkan untuk pembayaran awal.

SUMBER :

reni_dk.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/43538/BAB+VIII.pdf 

Read More

BAGIAN & FUNGSING YANG TERKAIT DALAM SIKLUS PENGELUARAN

   A.   Bagian yang  terkait dengan siklus pengeluaran

1.    Gudang/Bagian
Pembelian terjadi karena adanya permintaan barang/bahan dari suatu bagian atau gudang karena persediaan yang ada habis. Bagian manapun dalam suatu organisasi dapat melakukan permintaan pembelian dengan mengeluarkan Surat Permintaan Pembelian (Purchase Requisition/PR). Jika pesanan sudah datang dan sudah diperiksa oleh bagian penerimaan, kemudian bagian gudang akan menerima laporan penerimaan untuk disetujui, jika sudah disetujui maka laporan penerimaan barang tersebut akan diberikan ke bagian pembelian.

2.    Pembelian
Bagian pembelian yang menerima PR kemudian menerbitkan Purchase Order (PO) untuk dikirim ke pemasok terpilih. Selain dikirim ke pemasok, tembusannya dikirim ke bagian penerimaan dan bagian hutang dagang.

3.    Penerimaan
Bagian penerimaan bertanggung jawab memeriksa kondisi barang yang diterima dan menyesuaikan antara Bill of Ladding yang terdapat pada barang yang dikirim dengan barang yang dipesan pada PO. Setelah diperiksa dan dibandingkan maka bagian penerimaan harus membuat Laporan Penerimaan dan diberikan kepada bagian gudang untuk meminta  persetujuannya.

4.    Hutang_Dagang
Bagian hutang dagang menerima nota penerimaan, PO, PR, dan Faktur untuk dibandingkan dan kemudian membuat voucher pengeluaran kas yang akan diberikan kepada bagian Kasir. Selain kegiatan diatas dia juga melakukan kegiatan pencatatan ke dalam jurnal dan buku besar.

5.    Kasir/Pembayara
Setelah menerima voucher yang dilampiri oleh 4 dokumen dari bagian hutang dagang, bagian kasir mengeluarkan cek untuk pembayaran hutang.

   B.   Fungsi-fungsi terkait dalam transaksi siklus pengeluaran

1.    Fungsi_yang_memerlukan_pengeluaran_kas
Fungsi yang memerlukan pengeluaran kas (misalnya untuk pembelian jasa dan untuk biaya perjalanan dinas), fungsi yang bersangkutan mengajukan permintaan cek kepada fungsi  pencatatan  utang. Permintaan cek ini harus mendapat persetujuan dari kepala fungsi yang bersangkutan

2.    Fungsi_pencatatan_utang
Fungsi ini bertanggung jawab atas pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi keuangan dalam mengeluarkan cek yang tercantum dalam dokumen tersebut. Fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan validitas dokumen pendukung yang dipakai sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar.

3.    Fungsi keuangan
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab untuk mengisi cek, meminta otorisasi atas cek, dan mengirimkan cek kepada kreditur via pos atau membayarkan langsung kepada kreditur

4.    Fungsi_akuntansi_biaya
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan pengeluaran kas yang menyangkut biaya dan persediaan.

5.    Fungsi_akuntansi umum
Dalam transaksi pengeluaran kas, fungsi ini bertanggungjawab atas pencatatan transaksi pengeluaran kas dalam jurnal pengeluaran kas atau register cek.

6.    Fungsi audit intern
Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan perhitungan kas (cash count) secara periodik dan mencocokkan hasil perhitungannya dengan saldo kas menurut catatan akuntansi (akun kas dalam buku besar). Fungsi ini bertanggungjawab untuk melakukan pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo kas yang ada ditangan dan membuat rekonsiliasi bank secara periodik.

7.    Fungsi penerimaan kas

SUMBER : 

https://rosyarachmania.wordpress.com/2015/01/26/4-2-bagian-yang-terkait-dan-fungsi-pada-siklus-pengeluaran/

Read More

SIKLUS PENGELUARAN

            Siklus Pengeluaran adalah rangkaian kegiatan bisnis dan operasional pemrosesan data terkait yang berhubungan dengan pembelian serta pembayaran barang dan jasa.

            Tujuan utama dalam siklus pengeluaran adalah untuk meminimalkan biaya total memperoleh dan memelihara persediaan, perlengkapan, dan berbagai layanan yang dibutuhkan organisasi untuk berfungsi.

Keputusan-keputusan penting:

1.  Berapakah tingkat optimal persediaan dan perlengkapan yang akan ditanggung

2.  Pemasok manakah yang memberikan kualitas dan layanan terbaik dengan harga terbaik

3. Dimanakah persediaan dan perlengkapan akan disimpan

4. Bagaimana cara organisasi mengkonsolidasi pembelian di lintas unit untuk mendapatkan     harga yang optimal

5. Bagaimana TI dapat digunakan untuk meningkatkan efisiensi maupun keakuratan fungsi       logistik inbound

6. Apakah tersedia cukup kas untuk memanfaatkan diskon yang diberikan oleh pemasok

7.  Bagaimana pembayaran ke vendor dapat dikelola untuk memaksimalkan arus kas

sumber :

reni_dk.staff.gunadarma.ac.id/Downloads/files/43538/BAB+VIII.pdf

Read More